Zgodnie z art. 2377 Kodeksu pracy: pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach:
1) jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu;
2) ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Poza zapewnieniem pracownikowi odzieży roboczej, pracodawca musi zadbać o jego bieżącą konserwację. W tym przypadku ma dwa wyjścia: albo opłacenie pralni z własnych środków obrotowych albo wypłacania pracownikowi ryczałtu (lub ekwiwalentu) za pranie.
Ekwiwalent bez składek ZUS
Rekompensata za używanie własnej odzieży służbowej może mieć postać ryczałtu lub ekwiwalentu.
Ryczałt za pranie odzieży służbowej jest stałą kwotą wypłacaną pracownikom lub grupom pracowników. Natomiast ekwiwalent odzwierciedla faktyczny koszt użytkowania odzieży roboczej przez pracownika (woda, prąd, środki chemiczne).
Od kwoty ryczałtu pracodawca jest zobowiązany do naliczenia składek ZUS i podatku. Z kolei ekwiwalent może korzystać ze zwolnienia przedmiotowego. Jeszcze do niedawna, warunkiem korzystania ze zwolnienia było złożone oświadczenie pracownika o poniesionych kosztach (pracownik nie musi udowadniać poniesionego kosztu fakturami lub paragonami). W swojej najnowszej interpretacji ZUS zmienił swoje stanowisko.
Interpretacja indywidualna ZUS-u sygn. DI/200000/43/380/2023 wskazuje, że ekwiwalent za pranie odzieży roboczej musi być ustalany indywidualnie dla każdego pracownika. Organ potwierdza, że środki przekazane na pranie odzieży służbowej muszą odzwierciedlać faktyczny koszt poniesiony przez pracownika. W związku z tym, kwota ta nie może być ogólna i przysługiwać wszystkim pracownikom w takim samym wymiarze. Zróżnicowanie kwoty ekwiwalentu w oparciu o zajmowane stanowisko lub pomniejszenie kwoty do wypłaty o dni nieobecności pracownika wydaje się być uzasadnione. Składnik o przytoczonej charakterystyce mógłby wówczas korzystać ze zwolnienia.
Mniej biurokratyzacji
Dla pracodawców bardzo pracochłonna była także bieżąca kontrola i zbieranie oświadczeń od pracowników w zakresie faktycznie poniesionego kosztu prania odzieży służbowej we własnym zakresie. Od teraz pracodawcy mogą odetchnąć z ulgą, ponieważ zgodnie z orzeczeniem Sądu Okręgowego w Poznaniu sygn. VII U 2453/17:
„ustawodawca nie przewiduje obowiązków związanych z dokumentowaniem poniesionych przez pracowników kosztów prania odzieży roboczej (…) dokonywanie takich obliczeń byłoby pracochłonne i trudne zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy (…) powstałoby duże prawdopodobieństwo, że koszt rejestracji tych danych przez pracodawcę mógłby przekraczać wartość otrzymywanych świadczeń”
Źródło: Kadry.infor.pl
