W 2026 roku część pracodawców w Polsce stanie przed obowiązkiem wypłaty zasiłków. Przejmie tym samym obowiązki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych i będzie w ich imieniu wypłacać zasiłki: chorobowe, opiekuńcze, macierzyńskie, a także świadczenia rehabilitacyjne. Aby stać się płatnikiem zasiłków, należy zweryfikować liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia.
Rola płatnika zasiłku już od 1 stycznia
Zgodnie z przepisami, liczbę osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego należy ustalić na dzień 30 listopada.
Jeśli w tym dniu pracodawca zgłasza co najmniej 21 ubezpieczonych — czyli przekracza próg 20 osób — to w kolejnym roku staje się płatnikiem zasiłków.
Jeżeli liczba ubezpieczonych wynosi 20 lub mniej, zasiłki wypłaca ZUS.
Warto też pamiętać, że późniejsze zmiany kadrowe po 30 listopada nie mają już znaczenia — status płatnika zasiłków trwa do końca roku.
Przy ustalaniu liczby bierze się pod uwagę wszystkie osoby objęte ubezpieczeniem chorobowym: pracowników etatowych, ale też zleceniobiorców, pracujących na umowach agencyjnych, nakładczych lub innych, o ile są zgłoszone.
Oprócz samego faktu wypłaty świadczenia, na firmie będzie ciążyć większa odpowiedzialność związana z koniecznością samodzielnego ustalania prawa do zasiłku oraz jego wysokości.
Jak rozliczyć się z ZUS-em?
W praktyce bycie płatnikiem zasiłków nie generuje dla pracodawcy dodatkowych kosztów — to jedynie rola pośrednika w transferze pieniędzy. Zasiłki są pokrywane ze składek, które firma co miesiąc odprowadza do ZUS (na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusze świadczeń), więc obciążenie finansowe pozostaje wewnątrz systemu ubezpieczeniowego.
Warto pamiętać, że pracodawca odpowiedzialny za wypłatę zasiłków chorobowych – przysługuje mu także wynagrodzenie stanowiące 0,1% sumy poprawnie wypłaconych świadczeń. Natomiast zasiłki z ubezpieczenia wypadkowego są z tego tytułu wyłączone. To wynagrodzenie jest również odejmowane od należności na rzecz ZUS.
Jeśli od nowego roku następuje zmiana podmiotu odpowiedzialnego za wypłaty zasiłków – z ZUS na pracodawcę – a pracownik był już na zwolnieniu lekarskim rozpoczętym, gdy ZUS był wtedy płatnikiem, to ZUS nadal wypłaca świadczenie, aż do zakończenia niezdolności do pracy.
