Posiłki pracownicze udostępnione pracownikom nieodpłatnie lub częściowo nieodpłatnie są bardzo popularnym benefitem, którym pracodawcy kuszą potencjalnych kandydatów na pracowników. Od 1 września 2023 r. wartość posiłków może korzystać ze zwolnienia od opłacania składek ZUS do kwoty aż 450 zł!
Zasady podlegania zwolnieniom
Zgodnie z rozporządzeniem zmieniającym rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek wolna od składek ZUS jest wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przepłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł.
Aby móc skorzystać z tej możliwości, pracodawca musi pamiętać o kilku ważnych zasadach. Pierwsza z nich mówi o tym, że zwolnienie nie obejmuje pracowników, którzy sami przygotowują sobie posiłki. Ulga w zakresie opłacania składek jest możliwa tylko w przypadku gdy pracodawca udostępnia posiłki pracownikom – przykładowo w ramach przepłaconych kart lunchowych lub bonów.
Z kolei druga z nich jest niejako uzupełnieniem pierwszej i doprecyzowuje, że udostępnianie posiłków nie może być zastępowane wypłatą ekwiwalentu za te świadczenia. Pracodawca nie może wypłacać pracownikom świadczenia pieniężnego w celu zakupu posiłku.
Dodatkowo bardzo ważnym aspektem jest to, że jeśli udostępnianie przez pracodawcę posiłków odbywa się np. w postaci bonów, talonów lub kuponów żywieniowych, ważne jest, aby uprawniały one do otrzymania konkretnego posiłku, a nie artykułów spożywczych służących do jego przygotowania.
W przypadku, gdy wartość świadczeń przekracza kwotę 450 zł oskładkowaniu będzie podlegać nadwyżka.
A co z podatkiem?
Odpowiedzi na pytanie związane z opodatkowaniem posiłków pracowniczych należy szukać w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 wspomnianej ustawy wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.
Mowa tutaj o tzw. posiłkach regeneracyjnych, które muszą być zapewnione pracownikom, którzy wykonują ciężką, pod względem fizycznym, pracę, a także podczas ciężkich warunków pogodowych (praca w upale lub podczas mrozu).
Szczegółowe przepisy związane z obowiązkiem zapewnienia posiłków regeneracyjnych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dn. 28 maja 1996 r. w sprawie profilaktycznych posiłków i napojów.
Reasumując, jeśli posiłki pracownicze udostępnione pracownikom np. w ramach karty lunchowej będzie spełniać kryteria nieodpłatnego świadczenia zgodnie z wyrokiem TK z 2015 r. czyli świadczenie będzie:
- zindywidualizowane;
- spełnione za zgodą pracownika;
- spełnione w interesie pracownika
nie będzie mogło korzystać ze zwolnienia od podatku. Powinno ono zostać zakwalifikowane jako przychód ze stosunku pracy.
Przykład:
Pani Alicja otrzymała przepłaconą kartę lunchową, w ramach której miała do wykorzystania 550 zł. We wrześniu 2023 wykorzystała 500 zł na lunch.
Wobec tego rozliczenie podatkowo-składkowe powinno wyglądać następująco:
Zaliczka na podatek – pracodawca powinien naliczyć podatek od kwoty 500 zł;
Składki ZUS – pracodawca powinien naliczyć składki ZUS od kwoty 50 zł (czyli od nadwyżki ponad 500 zł)
